Die entsprechenden Ausschreibungsunterlagen wurden bereits durch die Friedrich PICARD GmbH & Co. KG erstellt und an interessierte Bieter verschickt. Zu Projektbeginn wurden diese gesichtet und mit den eingehenden Angeboten gegenübergestellt. Nach Prüfung der Bieterangebote wurden Fragelisten zu den Angeboten erstellt, die bei Bieterpräsentationen mit dem Bieter besprochen wurden. Nach Klärung aller offenen Punkte und Abgabe eines finalen Angebots durch die Bieter, wurde ein Preisspiegel aller Angebote erstellt, um diese miteinander vergleichbar zu machen.

Durch die strategischen Planungs- und Beratungsleistungen der VCE wurden die Verhandlungsgespräche umfassend vorbereitet und zielführend geleitet. Anschließend erstellte das VCE-Projektteam eine Vergabeempfehlung für den Bestbieter.

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Zu Projektbeginn wurden im Rahmen der Grundlagenermittlung sämtliche kundenspezifische Anforderungen und Restriktionen zur Lagerung erarbeitet und die damit verbundenen logistischen Prozesse und Strukturen aufgenommen. Eine Besonderheit des Standortes stellte die Hallenverortung dar, die aus einem langen Band mehrerer miteinander verbundener Lagerhallen unterschiedlicher Größe bestand.

Auf Basis der aufgenommenen Situation wurden zunächst kurzfristige Verbesserungsmaßnahmen ausgearbeitet, die für eine erste Entspannung der aktuellen Abwicklung sorgten. Darunter zählten prozessuale und organisatorische Optimierungsansätze zugunsten einer beschleunigten Auftragsabwicklung, wie die Veränderung des Kommissionierablaufs, die Reaktivierung bestimmter IT-seitiger Funktionalitäten und Reorganisation der Artikellagerung nach ABC-Klassifizierung. Zum Projektende wurde die ABC-Klassifizierung kurzfristig aufgrund von neuen Anforderungen, wie Artikelabmessungen, neu durchgeführt, sodass die Artikel an dem für sie passenden Ort gelagert werden können.

Zur langfristigen Optimierung des Standortes schlug man in Abstimmung mit dem operativen Kollegium die Einrichtung von Kommissionierbahnhöfen nahe der Fachbodenbereiche im Erdgeschoss vor. Zudem runden eine automatisierte Förderung der B- und C-Artikel aus den Obergeschossen, eine Aufstockung der Packplätze und die Erweiterung der Palettenregale für die A-Artikel das langfristige Maßnahmenpaket ab. Eine zukunftsorientierte Ausrichtung der Lagerkapazitäten und Prozesse innerhalb bestehender Hallenstrukturen wurde somit erreicht.
Die Ergebnisse des Logistikkonzeptes wurden der HKM präsentiert und zum Abschluss übergeben. Im Anschluss unterstütze die VCE die Umsetzung der identifizierten Maßnahmen durch das Einholen entsprechender Angebote für die technischen Anlagen. Hierfür erstellte die VCE die Ausschreibungsunterlagen der Fördertechnikausschreibung und unterstütze bei der Vergabe und der anschließenden Realisierung, in dem sie die Freigaben einholte und entsprechende Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Fördertechnikanbieter koordinierte. Entsprechende Wartungs- und Ersatzteileangebote vom Fördertechnikanbieter wurden ebenso von der VCE bewertet wie die endgültigen Prozesse mit dem LVS-Anbieter abgestimmt.

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Gemeinsam mit dem Auftraggeber wurden jene Dienstleister ausgewählt, die an der Ausschreibung teilnehmen sollten. Basis dafür war ein RFI (Request for Information, Leistungsanfrage an die Dienstleister), in dem die vielfältigen Anforderungen, die technischen Eckdaten sowie die Servicevorgaben zusammengefasst wurden. Im anschließenden RFQ (Request for Quotation, detailliert ausgearbeitete Anfrage) definierte die VCE gemeinsam mit dem Kunden Prozesse, Mengen, Schnittstellen, Termine, Fristen und Ansprechpartner. Hierbei galt es insbesondere die Anforderungen bedingt durch wassergefährdende Stoffe zu berücksichtigen. Die abschließenden Vergabeverhandlungen und Referenzbesuche wurden durch die VCE vorbereitet und moderiert. Nach zwei Verhandlungsrunden wurde mit Unterstützung der VCE der bestgeeignete Logistikdienstleister für den Auftraggeber ausgewählt.

Foto: Fotolia (Johnny Lye)

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Die VCE hat dem Auftraggeber bei der Inbetriebnahme des neuen europäischen Distributionscenters in den Niederlanden unterstützt und war für die Konzeption und Durchführung der IT Systemtests sowie der Sicherstellung der Funktionalitäten E-Commerce, Retail und Wholesale für den europäischen Markt verantwortlich.

Dieses Vorhaben erforderte eine Umstrukturierung sowohl der teilweise bestehenden IT-Systemlandschaft als auch die Neuaufsetzung und Integration von europäischen Warehouse Management und Distribution Order Management Systemen. Zunächst wurde eine Bestandsaufnahme über die geplanten Datenströme und betroffenen Systeme erstellt. Basierend auf diesen Erkenntnissen und in enger Abstimmung mit dem Businessmanagement wurde eine Integrations- und Testplanung für die Vertriebskanäle E-Commerce, Retail und Wholesale erarbeitet.

Kernbestandteil dieser Planung war die Aufteilung in drei aufeinander aufbauende Go-Live Termine für die unterschiedlichen Kanäle und die Durchführung global zu koordinierender UIT (Unit), SIT (System-Integration), UAT (User Acceptance) und Performance-Tests zur Sicherstellung der Datenintegrität und der Businessprozesse.

Zu den Aufgaben gehörte zudem die Integration und Abnahme der eingesetzten Fördertechnik in das installierte WMS System. Dazu wurden die notwendigen Schnittstellen, Nachrichten und Nachrichtentypen zischen den Systemen ermittelt und gezielt auf Last, Stabilität und Performance hin getestet und verifiziert.

Nach einer erfolgreichen Softlaunch Phase wurde das Volumen sukzessiv hochgefahren und das DC in das europäische Distributionsnetz vollumfänglich integriert.

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Aufgabe des Projektes war die Sicherung reibungsloser Übersiedlungsabläufe sowohl an den bestehenden als auch an neun der neu zu errichtenden bzw. zu sanierenden Pflegewohnhäuser

• Pflegewohnhaus Meidling (256 Betten),
• Pflegewohnhaus Simmering (348 Betten),
• Pflegewohnhaus Liesing (322 Betten),
• Pflegewohnhaus Innerfavoriten (265 Betten),
• Pflegewohnhaus Baumgarten (314 Betten),
• Pflegewohnhaus Leopoldstadt (306 Betten),
• Pflegewohnhaus Rudolfsheim-Fünfhaus (328 Betten),
• Pflegewohnhaus Donaustadt (418 Betten) und
• Pflegewohnhaus Simmering II (348 Betten)

bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung des Geriatriebetriebes.

Im Rahmen der Übersiedlungsplanung wurden das übersiedlungsrelevante Patientenaufkommen ermittelt und unter Berücksichtigung der individuellen Gesundheitssituation geeignete Transportkonzepte erarbeitet. Gleiches wurde für die Übersiedlung des Inventars bzw. der Güter erstellt. Die genaue Koordinierung der vorzunehmenden Maßnahmen wurde in einem Übersiedlungsterminplan festgelegt.

Hieran anschließend erfolgten die inhaltliche Ausarbeitung der Ausschreibung der Übersiedlungsleistungen sowie die Durchführung der Übersiedlungsmaßnahmen. Zur Gewährleistung eines störungsfreien Ablaufs und der Sicherheit der Patienten wurden sämtliche Aktivitäten an den Übersiedlungstagen überwacht, gesteuert und koordiniert.

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Die VCE hat die ME nicht nur bei der Konzeptentwicklung, sondern auch bei der anschließenden Planung, Umsetzung und Inbetriebnahme des neuen Parkraumbewirtschaftungskonzeptes unterstützt, so dass der ME durchgängig ein fachlicher Ansprechpartner und Koordinator während der Projektlaufzeit zur Verfügung stand.

Die VCE war während der ganzen Projektlaufzeit als Projektsteuerer tätig. Durch die fachliche Projektsteuerung der VCE wurde sichergestellt, dass alle Gewerke entsprechend den Anforderungen des Parkraumbewirtschaftungskonzeptes konzipiert und umgesetzt wurden. Neben der fachlichen Projektsteuerung wurden auch die klassischen Aufgaben der Projektsteuerung, wie Organisation und Koordination, Qualitäten und Quantitäten sowie Kosten- und Terminplanung sowie -kontrolle über alle Leistungsphasen wahrgenommen.

Im Bereich der Parktechniksoft- und -hardware ist die VCE zudem als Fachplaner aufgetreten. Die VCE hat das Lastenheft für die Hard- und Software definiert und beim Ausschreibungs- und Auswahlprozess sowie bei der Einführung des Parkmanagementsystems unterstützt.

Darüber hinaus war die VCE für die Entwicklung aller erforderlichen Konzepte zur Inbetriebnahme verantwortlich. Die VCE hat die erforderlichen Personalkonzepte inkl. der Erstellung und Ausschreibung neuer Mitarbeiterprofile sowie die entsprechenden Mitarbeiterschulungen übernommen.

Darüber hinaus wurde das Vertriebskonzept inkl. aller Anforderungen an das zukünftige Park-Ticketing für Aussteller, Besucher und sonstige Nutzer entwickelt sowie die Veranstaltungsspezifischen Tarifsysteme konzipiert.

Die VCE hat die ME von der ersten Projektidee bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme des Parkraumbewirtschaftungskonzeptes fachlich begleitet und auch heute arbeiten wir weiterhin bei Erweiterung des Parkraumbewirtschaftungskonzeptes zusammen. So realisieren wir derzeit gemeinsam eine digitale Gebührenanzeige an allen Parkanlagen, so dass für die Kunden jederzeit die aktuellen Tages- oder Stundentarife der jeweiligen Parkanlage sichtbar sind und die ME einen weiteren Schritt Richtung Digitalisierung geht.

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Aufbauend auf einem Vorprojekt wurden die Mengen- und Distributionsstrukturen sowie die Sortimentierung und der Durchsatz innerhalb einer Bestandsaufnahme aktualisiert und auf einen Planungshorizont hochgerechnet. Für die jeweiligen Kunden und Produkttypen wurden spezifische Supply-Chains mit spezifischen Prozessen entwickelt. Zusätzlich wurden die Auswirkungen der Einführung eines RDC auf die Tochtergesellschaften der EJOT Holding GmbH & Co. KG ermittelt.

Basierend auf der abgestimmten Planungsdatenbasis erfolgte eine Konzeption von verschiedenen Varianten inkl. der Dimensionierung der ausgewählten Lager- und Fördertechnik. Bei der Entwicklung der Varianten wurde neben einem Lagerneubau in räumlicher Nähe zum Produktionsstandort ebenso die Möglichkeit in Betracht gezogen, ein bereits existierendes lokales Lager für die Bedarfe des RDC´s zu nutzen und auszubauen. Zusätzlich wurde das Outsourcing des gesamten RDC an externe Logistikdienstleister als Variante betrachtet.

Die einzelnen Varianten wurden hinsichtlich Investitionen, Betriebskosten sowie qualitativen Kriterien wie Umsetzbarkeit, Flexibilität oder Erweiterbarkeit bewertet. Abschließend wurde eine Empfehlung zur Umsetzung der Vorzugsvariante ausgesprochen.

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Der Beitrag Umzugsplanung und -koordination für Güter- und Patiententransporte eines Pflegeheims erschien zuerst auf VCE Consulting & Engineering.

Dazu wurden zunächst die Ist-Prozesse anhand von Interviews, Beobachtungen und Workshops erhoben und anschließend hinsichtlich Schwachstellen bzw. Optimierungspotenzialen bewertet.

Darauf aufbauend wurden die zukünftigen Prozesse entwickelt und die Schnittstellen zwischen den Zuständigkeiten entlang der gesamten Supply Chain definiert.

Zudem wurden die funktionalen und technischen Anforderungen an das zukünftige TMS in Form eines Lastenheftes spezifiziert und zusammen mit weiteren Informationen im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens an geeignete Softwareunternehmen verschickt.

Die Angebote der Bieter wurden anschließend in funktionaler, technischer und wirtschaftlicher Hinsicht bewertet. In Workshops mit den bestgeeigneten Bietern wurden offene Fragen sowie das Implementierungskonzept und der erzielbare Nutzen für Charles Vögele verifiziert.

Abschließend wurde eine Vergabeempfehlung für ein TMS ausgesprochen.

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